EDI si automatizarea proceselor pentru industria farmaceutica

Newsletter Pharma 1.tif

Lanțurile mari de farmacii, dar și farmaciile independente se bazează pe relațiile cu producătorii, importatorii si distribuitorii de marfă, pentru a asigura satisfacerea zilnică a nevoilor pacienților. 


În cele mai multe cazuri reprezentanții farmaciilor operează manual sau semiautomat procesele primare asociate fluxului de aprovizionare: transmiterea comenzilor de aprovizionare, înregistrarea documentelor de intrare, administrarea cataloagelor de produse, arhivarea documentelor de intrare, etc.


Îmbunătățirea calității produselor si serviciilor oferite de către farmacii se poate obține prin automatizarea proceselor de business, dacă membri activi din cadrul întregului lanț de aprovizionare sunt implicați si conectați direct.


Metoda eficientă folosită cu succes in toată lumea se numește Electronic Data Interchange, metodă preferată de mai bine de 40 de ani pentru transferul de date, standardizată la nivelul principalelor industrii, respectiv adaptată cerințelor industriei farmaceutice și capabilă să susțină transferul unui volum mare de date, către un numar nelimitat de parteneri.


Platforma de tip Electronic Data Interchange - Expert Supplier asigură interoperabilitatea sistemelor informatice utilizate de companiile active în piața produselor farmaceutice din România, pentru securizarea și automatizarea transferului de documente și informații.


Odată ce alege varianta de conexiune potrivită din punct de vedere tehnic, o companie o poate utiliza pentru a-și automatiza procesele prin transferul de documente, fară a ține cont de cerințele tehnice ale partenerilor săi de afaceri, referitoare la formatele fișierelor specifice sistemelor informatice utilizate.

Newsletter Pharma 2.tif

COMANDĂ: Prin simpla generare sau înregistrare a comenzilor de aprovizionare în propriile sistemele informatice utilizate (ERP, softuri dedicate farmaciilor, etc.) în mod individual la nivel de farmacie sau centralizat la nivel de rețea, acestea sunt transmise fară ca utilizatorii să țină cont de formatul tehnic impus de fiecare furnizor.  Comenzile ce conțin detaliile complete despre articolele comandate, inclusiv data limită de consum ( BBD),  ajung rapid și automat la furnizorii de medicamente, suplimente, produse naturiste, produse de frumusețe si îngrijire sau dispozitive medicale, indiferent de sistemele informatice utilizate de aceștia. Este eliminata operarea manuală și implicit eventualele erori și întârzieri generate.  În plus, rezervarea, pregatirea și livrarea mărfii în timp util către farmacii, face ca experiența clienților să se ridice la nivelul așteptărilor.


RASPUNS LA COMANDĂ: Furnizorii analizează comenzile primite și confirmă ce produse urmează să livreze, în ce cantități și la ce dată. În acest mod farmaciile obțin predictibilitate asupra disponibilității produselor la raft și în același timp pot planifica cu precizie logistica necesară recepțiilor de marfă.


AVIZ, RECEPȚIE ȘI FACTURĂ: Avizele emise de furnizori pentru livrarea mărfii sunt transferate automat în sistemele utilizate de farmacii, pentru a sta la baza operării eficiente a recepțiilor din punct de vedere cantitativ și calitativ, dar și pentru reducerea litigiilor generate de eventuale diferențe identificate la momentul recepției. În plus, se poate opta și pentru transmiterea recepțiilor de marfă către furnizori, pentru o mai bună gestionare a procesului de reconciliere.
Fluxul de lucru poate fi adaptat în funcție de cerițele partenerilor de business, astfel încât livrarea mărfii să se realizeze direct în baza facturii, fără genererea prealabilă a avizului. Indiferent de soluția aleasă, facturile sunt transferate automat în format electronic în sistemul farmaciilor. 
De asemenea, notificările de retragere a medicamentelor, documente specifice preceselor din industria farmaceutică, sunt transferate prin intermediul platformei Expert Supplier.


FLUXURI DE DATE SUPLIMENTARE: Farmaciile pot pune la dispoziție rapoarte de stocuri, vânzări si fill-rate pentru produsele livrate de furnizori, pentru ca analizele și deciziile comune să creeze premisele unui sell-out ridicat. În plus, responsabilii departamentului financiar-contabil pot beneficia de transferul automat al urmatoarelor documente și informatii: situația soldurilor, statusul facturilor, lista documentelor de plată și repartizarea acestora, facturi de servicii, facturi de discount, etc.


ARHIVARE ELECTRONICĂ: Toate documentele financiar-contabile transferate pot fi arhivate de catre parteneri în siguranță, doar in format electronic, tinând cont de prevederile legale și eliminând riscurile si costurile ridicate ale stocării fizice.

Newsletter Pharma 3.tif

Comunitatea formată în România din importanți membri ai domeniului farmaceutic, interconectați digital prin intermediul platformei EDI Expert Supplier, beneficiază deja de optimizarea proceselor logistice, optimizarea stocurilor de marfă, îmbunătățirea comunicării cu partenerii, reducerea costurilor și maximizarea productivității angajaților. Printre membri acestei comunități se află Grupul Alliance Healthcare Romania, A&D Pharma – Dr. Max Group, sute de farmacii independente sau lanțuri locale independente, dar și producători și distribuitori precum Teva, Krka, Pansiprod, QuantumPharm, etc.